Con la risposta a interpello 226 del 01 marzo 2023 di ieri le Entrate sono state chiamate a esprimersi sulla possibilità di dematerializzare i documenti connessi a trasferte di dipendenti, che una società intenderebbe attuare tramite una procedura che consente la creazione, la gestione e la conservazione in formato completamente digitalizzato delle note spese e dei relativi giustificativi. L'Agenzia esamina e ritiene «che il processo di conservazione elettronica di tali giustificativi è correttamente perfezionato, ai sensi del combinato disposto degli articoli 3 e 4 del Dm 17 giugno 2014, senza necessità dell'intervento di un pubblico ufficiale che attesti la conformità all'originale delle copie informatiche e delle copie per immagine su supporto informatico, prescritto dal comma 2 del citato articolo 4» (risposta ad interpello 417/E/2019).

Tale corrispondenza, invece, non è realizzabile in relazione a giustificativi di spesa emessi da soggetti economici esteri di Paesi extra Ue, con i quali non esiste una reciproca assistenza in materia fiscale; in tal caso, infatti, l'Amministrazione finanziaria non sarebbe in grado di «ricostruire il contenuto dei giustificativi stessi, attraverso altre scritture o documenti in possesso di terzi» (risoluzione 96/E/2017).

Da tale ricognizione l'Agenzia ritiene possibile a seguito di dematerializzazione, distruggere le versioni cartacee dei soli documenti analogici originali non unici, ovvero «delle fatture e dei documenti ad esse fiscalmente assimilabili emesse da soggetti esteri comunitari (Ue), incluse quelle rilasciate dai tassisti, nonché dei titoli di viaggio su mezzi di trasporto pubblico». Ove invece non intervenga un pubblico ufficiale nel processo di conservazione elettronica, non sarà possibile procedere alla distruzione delle versioni cartacee dei «documenti unici», come, ad esempio, «i giustificativi di spesa emessi da soggetti esteri non comunitari (extra Ue)».