Via libera del ministero del Lavoro alla semplificazione delle procedure legate alla documentazione relativa alla costituzione del rapporto di lavoro anche se restano alcuni paletti. È quanto emerge nella risposta degli esperti ministeriali all’interpello 2/2026 inoltrato dal Consiglio nazionale dell’Ordine dei consulenti del lavoro (15911/2026) con cui i professionisti hanno chiesto se sia possibile fornire al nuovo assunto la documentazione informativa mettendola a sua disposizione in un apposito spazio web a cui l’ interessato accede tramite credenziali. Su questo specifico punto i tecnici rispondono che l’inserimento in un portale è possibile a condizione che l’utente venga identificato con sicurezza e che lo stesso possa accedere per visualizzare, riprodurre e conservare i documenti. Il portale deve comunque garantire la tracciabilità della movimentazione. Resta, in ogni caso, percorribile la possibilità di trasmissione con posta elettronica certificata ovvero con altri strumenti telematici che consentano la prova dell’avvenuta consegna (il Ministero rimanda al contenuto degli interpelli 1/2008 e 13/2012). Quanto descritto sin qui riguarda i documenti da consegnare e per cui appare determinante provare che il lavoratore li abbia ricevuti. Esistono, tuttavia, altri adempimenti che si concretizzano in una dichiarazione del lavoratore che va redatta, firmata e restituita al datore di lavoro. Si pensi, per esempio, alla scelta di destinazione del Tfr, alla dichiarazione di spettanza delle detrazioni fiscali e a quella utile alla fruizione di alcune facilitazioni tributarie recentemente introdotte. Su questo ulteriore punto l’apertura ministeriale appare minore. Si può ammettere la digitalizzazione, si legge infatti nella risposta a interpello, purché le dichiarazioni di scienza o di volontà rese dal lavoratore siano sottoscritte con firma digitale, firma elettronica qualificata o firma elettronica avanzata. Viene ammessa anche la formazione del documento con uno specifico procedimento declinato dal comma 1 bis dell’articolo 20 dal Codice dell’amministrazione digitale (Cad). In tal senso, l’identificazione mediante Spid o Cie non è sufficiente. Si evidenzia che il processo previsto dal Cad è una metodologia che fa assumere a un documento informatico il requisito legale della forma scritta, con conseguente acquisizione dell’ efficacia probatoria di una scrittura privata (articolo 2702 del Codice civile), anche in assenza di firma elettronica qualificata, digitale o avanzata. Nel documento si ricorda, tra l’altro, che tra i sistemi di identificazione non può essere annoverata la Cns. Inoltre, vale la pena sottolineare che qualora la piattaforma prescelta dal datore di lavoro non fosse temporaneamente disponibile, resta comunque cogente l’obbligo di adempiere e, quindi, l’azienda deve avere sempre pronto un piano di emergenza.

Fonte: SOLE24ORE