L'Agenzia delle Entrate con Circ. 22 dicembre 2025 n. 15/E fornisce le istruzioni operative agli Uffici in merito alla disciplina delle trasferte e delle missioni dei lavoratori dipendenti introdotta dalla legge di Bilancio 2025: viene previsto che i rimborsi delle spese di viaggio e trasporto per le trasferte, nell'ambito del territorio comunale, non concorrono a formare il reddito, se le medesime spese sono comprovate e documentate e le spese per vitto, alloggio, viaggio e trasporto con autoservizi pubblici non di linea sono deducibili dal reddito d'impresa e i relativi rimborsi non concorrono alla formazione del reddito di lavoro dipendente, solo se effettuate con mezzi di pagamento tracciabile al fine di contrastare diffusi fenomeni evasivi: analoga disciplina è prevista per le spese di rappresentanza. Trasferte e missioni dei lavoratori dipendenti. Il trattamento fiscale delle indennità di trasferta o di missione del lavoratore dipendente varia a seconda che l'attività sia svolta fuori o all'interno del territorio del Comune in cui è stabilita la sede di lavoro. Nel primo caso (trasferta fuori dal territorio comunale) sono previsti 3 sistemi alternativi di rimborso: 

forfetario, i rimborsi analitici delle sole spese di viaggio (indennità chilometrica, pedaggio, parcheggio) e di trasporto non concorrono a formare il reddito se documentate in modo idoneo, mentre sono imponibili i rimborsi delle altre spese; 

misto, i rimborsi analitici delle sole spese di viaggio (indennità chilometrica, pedaggio, parcheggio) e di trasporto non concorrono comunque a formare il reddito se debitamente documentate, mentre sono imponibili gli altri rimborsi di spese diverse da quelle di vitto, alloggio, viaggio e trasporto; 

analitico, i rimborsi analitici delle spese di vitto e alloggio, viaggio (indennità chilometrica, pedaggio, parcheggio) e trasporto non sono imponibili in capo al dipendente. 

Nel secondo caso (trasferta all'interno del Comune) i rimborsi delle spese di viaggio (indennità chilometrica, pedaggio, parcheggio) e trasporto comprovate e documentate non concorrono a formare il reddito di lavoro dipendente. La nuova disciplina si applica a tutti i rimborsi erogati dal 1° gennaio 2025 nel rispetto del principio di cassa allargato.Tracciabilità delle spese per le trasferte. A partire dal 1° gennaio 2025, la disciplina, introdotta dalla legge di Bilancio 2025 e relativa alle indennità per le trasferte e alle missioni dei lavoratori dipendenti, prevede la non imponibilità per il dipendente dei rimborsi delle spese, sostenute durante le trasferte e le missioni (fuori o dentro il territorio comunale), per vitto, alloggio, viaggio e trasporto effettuati mediante autoservizi pubblici non di linea (taxi e NCC) non concorrono a formare il reddito di lavoro dipendente, qualora i pagamenti delle spese siano eseguiti con metodi di pagamento tracciabile (carta di debito, carta di credito, copia del bollettino postale, MAV, copia dei pagamenti con PagoPA, estratto conto). Per le trasferte fuori dal Comune si prescinde dal diverso sistema di rimborso adottato (analitico, forfetario o misto) purché venga rispettata la condizione che il pagamento delle spese documentate e sostenute avvenga con mezzi tracciabili: 

nel sistema forfetario si tratta delle spese di viaggio e trasporto mediante taxi e NCC; 

nel sistema misto delle spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto mediante taxi e NCC; 

nel sistema analitico le sole spese di vitto, alloggio (inclusa l'imposta di soggiorno), viaggio e trasporto mediante taxi e NCC. 

Per le spese sostenute all'estero in occasione delle trasferte non è richiesta l'ulteriore condizione dell'utilizzo di mezzi di pagamento tracciabile. Tracciabilità delle spese di trasferta e di rappresentanza dei liberi professionisti Il D.Lgs. 192/2024 ha stabilito che i rimborsi delle spese sostenute, a partire dal 1° gennaio 2025, dall'esercente arte o professione per l'esecuzione di un incarico e addebitate analiticamente al committente non concorrono alla formazione del reddito: tuttavia, qualora le spese sostenute dal lavoratore autonomo, nel territorio dello Stato, per vitto, alloggio, viaggio e trasporto mediante taxi e NCC, non siano state pagate mediante strumenti di pagamento tracciabile, i rimborsi ad esse relativi concorrono a formare il reddito del medesimo. In altri termini, qualora le spese sostenute per un incarico professionale, relative a vitto, alloggio, viaggio e trasporto mediante taxi e NCC, e addebitate analiticamente al committente, non vengano rimborsate, le stesse sono deducibili per il professionista a condizione che i pagamenti delle stesse siano tracciabili. Ulteriormente, viene stabilita la deducibilità delle spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto mediante taxi e NCC sostenute dal professionista nel territorio dello Stato, nell'esercizio dell'arte o professione, comprese quelle sostenute direttamente quale committente di incarichi conferiti ad altri lavoratori autonomi, a condizione che i pagamenti siano eseguiti con sistemi di pagamento tracciabile: queste disposizioni, per ragioni di tutela dell'affidamento del contribuente, si applicano dal 18 giugno 2025. Da ultimo, in merito alle spese di rappresentanza (incluse quelle sostenute per l'acquisto o l'importazione di oggetti d'arte, di antiquariato o da collezione, anche se utilizzati come beni strumentali dal professionista, nonché quelle sostenute per l'acquisto ovvero per l'importazione di beni destinati a essere ceduti a titolo gratuito) viene chiarito che le stesse (sostenute dal 18 giugno 2025) sono deducibili nei limiti dell'1% dei compensi percepiti nel periodo d'imposta, a condizione che i pagamenti siano eseguiti con sistemi di pagamento tracciabile. Tracciabilità delle spese per le trasferte ai fini della determinazione del reddito d'impresa. La legge di Bilancio 2025 ha stabilito che, a decorrere dal periodo d'imposta successivo a quello in corso al 31 dicembre 2024, la deducibilità dal reddito d'impresa delle spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto mediante taxi e NCC, nonché dei rimborsi analitici, erogati a partire dal periodo d'imposta successivo a quello in corso al 31 dicembre 2024, relativi alle stesse spese, sostenute per le trasferte dei dipendenti o corrisposti ai lavoratori autonomi in Italia, è subordinata all'utilizzo di metodi di pagamento tracciabile. Tuttavia il D.Lgs. 192/2024 ha previsto che le nuove regole relative alla tracciabilità delle spese introdotte all'art. 109 del TUIR, nonché l'espunzione del riferimento ai lavoratori autonomi dall'art. 95, comma 3-bis, del TUIR, si applicano alle spese sostenute a decorrere dal 18 giugno 2025, per i periodi d'imposta successivi a quelli in corso al 31 dicembre 2024. Resta fermo che, per le medesime spese sostenute per le trasferte dei lavoratori autonomi fino al 17 giugno 2025, per i periodi d'imposta successivi a quelli in corso al 31 dicembre 2024, si applica la disciplina di cui all'art. 95, comma 3-bis, del TUIR, e, pertanto, tali spese, al fine della relativa deducibilità, devono essere state sostenute, nel territorio dello Stato, con metodi di pagamento tracciabile. Le modifiche apportate dalla legge di Bilancio 2025 in materia di tracciabilità delle spese rilevano, oltre che ai fini dell'IRES, anche ai fini IRAP a decorrere dal periodo d'imposta successivo a quello in corso al 31 dicembre 2024. Tracciabilità delle spese di rappresentanza e reddito d'impresa. Viene esteso il regime di tracciabilità anche alle spese di rappresentanza mentre l'obbligo di sostenere la spesa mediante mezzi di pagamento tracciabile non si applica alle spese di pubblicità e di sponsorizzazione, in quanto tali spese non rientrano nella categoria delle spese di rappresentanza. L'Agenzia precisa che nell'art. 108 del TUIR non essendo prevista la limitazione del requisito della tracciabilità alle sole spese sostenute in Italia, è necessario l'utilizzo di mezzi di pagamento tracciabile anche per le spese sostenute all'estero.

Fonte: QUOTIDIANO PIU' - GFL