L’account di posta elettronica aziendale riconducibile a lavoratori indentificati o identificabili deve essere rimosso entro un tempo tecnico ragionevole, dopo la cessazione del rapporto di lavoro, previa disattivazione degli stessi e contestuale adozione di sistemi automatici volti a informarne i terzi e a fornire a questi ultimi indirizzi alternativi riferiti all’attività professionale del titolare del trattamento. È il principio ribadito dal Garante della Privacy con il provvedimento del 25 giugno 2025, pubblicato lo scorso 15 ottobre, a conclusione di un’istruttoria svolta in seguito al reclamo presentato da una lavoratrice, che aveva cessato il rapporto di lavoro con una azienda. Dall’indagine del Garante era emerso che la società per la quale lavorava aveva mantenuto attiva per circa otto mesi la casella di posta elettronica a lei assegnata in costanza del rapporto di lavoro, procedendo al reindirizzamento automatico dei messaggi in transito su un altro account aziendale, per tutto l’arco temporale intercorrente tra la cessazione del rapporto di lavoro e la cancellazione dell’account della reclamante. La disattivazione. Su questo punto il Garante ha ritenuto che in conformità ai principi in materia di protezione dei dati personali, gli account di posta elettronica aziendali riconducibili a persone identificate o identificabili debbano essere rimossi dopo l’interruzione del rapporto di lavoro, previa disattivazione degli stessi e contestuale adozione di sistemi automatici volti ad informarne i terzi ed a fornire a questi ultimi indirizzi alternativi riferiti all’attività professionale del titolare del trattamento. Tutto questo sul presupposto che l’interesse del titolare ad accedere alle informazioni necessarie all’efficiente gestione della propria attività debba essere contemperato con la legittima aspettativa di riservatezza sulla corrispondenza da parte di dipendenti/collaboratori e dei terzi (si veda, da ultimo il provvedimento 68 del 9 marzo 2023). Pertanto, cessato il rapporto di lavoro, l’account, entro un tempo ragionevole deve essere disattivato con contestuale adozione di messaggi di posta automatici contenenti indirizzi ai quali rivolgersi per la prosecuzione della gestione della pratica. Questi tempi, rileva il Garante, sono sempre relativi alla predisposizione delle misure per la rimozione dell’account e non possono mai coincidere con gli interessi lucrativi ed economici del datore di lavoro. Successivamente, l’account dell’ex dipendente deve essere eliminato. In ogni caso, non è consentito – in quanto in violazione della normativa sulla privacy – reindirizzare la corrispondenza della società su un altro account: tale operazione potrebbe consentire la conoscenza di informazioni personali del dipendente da parte di terzi non autorizzati. A questo proposito, un adeguato bilanciamento di interessi tra datore di lavoro e lavoratore in merito all’uso della posta elettronica, si trova nelle linee guida per l’uso della posta elettronica e internet pubblicato dal Garante il 1° marzo 2007. Si tratta di soluzioni che possono risultare utili per contemperare le esigenze di ordinato svolgimento dell’attività lavorativa con la prevenzione di inutili intrusioni nella sfera personale dei lavoratori, nonché violazioni della disciplina sull’eventuale segretezza della corrispondenza. In questo quadro è opportuno che il datore di lavoro renda disponibili indirizzi di posta elettronica generici (commerciale@società.it) oppure indirizzi condivisi tra più lavoratori, eventualmente affiancandoli a quelli individuali. È utile anche valutare la possibilità di attribuire al lavoratore un diverso indirizzo destinato a uso privato, e che sia predisposto un messaggio di risposta automatica in caso di assenze (ad esempio per ferie o attività di lavoro fuori sede), contenenti le “coordinate” (anche elettroniche o telefoniche) di un altro soggetto o altre utili modalità di contatto della struttura. In caso di assenze impreviste. In caso di eventuali assenze non programmate (ad esempio per malattia), qualora il lavoratore non possa attivare la procedura descritta, il titolare del trattamento, perdurando l’assenza oltre un determinato limite temporale, potrebbe disporre lecitamente, sempre che sia necessario e mediante personale appositamente incaricato, l’attivazione di un analogo accorgimento, avvertendo gli interessati. In previsione della possibilità che – in caso di assenza improvvisa o prolungata e per improrogabili necessità legate all’attività lavorativa, si debba conoscere il contenuto dei messaggi di posta elettronica – è opportuno che l’interessato sia messo in grado di delegare un altro lavoratore (fiduciario) a verificare il contenuto di messaggi e a inoltrare al titolare del trattamento quelli ritenuti rilevanti per lo svolgimento dell’attività lavorativa. I messaggi di posta elettronica dovrebbero contenere un avvertimento ai destinatari, nel quale sia dichiarata l’eventuale natura non personale dei messaggi stessi, precisando se le risposte potranno essere conosciute nell’organizzazione di appartenenza del mittente e con eventuale rinvio alla policy datoriale.

Fonte: SOLE24ORE