L'art. 16 c. 6 DL 185/2008 prevede che “le imprese costituite in forma societaria sono tenute a indicare il proprio domicilio digitale di cui all'articolo 1, comma 1, lettera n-ter del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82. Entro il 1° ottobre 2020 tutte le imprese, già costituite in forma societaria, comunicano al registro delle imprese il proprio domicilio digitale se non hanno già provveduto a tale adempimento”. L'art. 5 c. 1 DL 179/2012 conv. in L. 221/2012 ha esteso l'obbligo di possedere un indirizzo di posta elettronica certificata (PEC) anche alle imprese individuali iscritte al registro delle imprese o all'albo delle imprese artigiane. L'art. 1 c. 860 Legge di Bilancio 2025 (L. 207/2024) ha modificato il citato art. 5 DL 179/2012 prevedendo l'estensione dell'obbligo di possedere un indirizzo PEC anche agli amministratori di imprese costituite in forma societaria. La ratio della disposizione in commento. Come si apprende dal documento dell'Ufficio Studi del Senato, la ratio della disposizione in esame è quella di garantire una comunicazione ufficiale, tracciabile e sicura tra le imprese e la pubblica amministrazione. In questo modo si dovrebbe uniformare l'uso della PEC tra tutte le tipologie di imprese, favorendo l'integrazione nel sistema digitale nazionale. L'art. 1 c. 860  Legge di Bilancio 2025 si inserisce, quindi, tra le misure tese a incentivare l'utilizzo di sistemi telematici nel più ampio progetto di digitalizzazione dei procedimenti amministrativi. Com'è noto, la PEC è uno strumento informatico che permette di inviare e ricevere messaggi di posta elettronica con validità legale equiparabili ad una raccomandata con ricevuta di ritorno. La PEC, infatti, certifica l'invio e la consegna del messaggio al destinatario, garantendone l'integrità del contenuto. Come sopra anticipato, l'adozione della PEC era considerata obbligatoria per le società e le imprese individuali, oltre che per i professionisti iscritti agli ordini e le pubbliche amministrazioni. Dal 1° gennaio 2025 anche gli amministratori di società sono tenuti ad adottarla così da garantire trasparenza e tracciabilità di qualsiasi atto indirizzato a chi governa le società. Va da sé che l'obbligo di un domicilio digitale per il singolo amministratore comporterà anche una maggiore responsabilità dello stesso che potrà essere diretto destinatario di ogni avviso connesso alla società. La norma in commento appare piuttosto laconica nella sua formulazione; non sono quindi da escludere disposizioni di dettaglio per l'assolvimento del nuovo obbligo. Sin d'ora, può comunque ritenersi che gli amministratori già titolari di un indirizzo PEC non saranno tenuti a crearne uno nuovo, potendo comunicare quello già esistente al registro delle imprese di competenza. Ci si chiede se il nuovo obbligo debba riguardare soltanto il presidente e legale rappresentante della società ovvero anche gli altri membri del consiglio di amministrazione, a prescindere cioè dal potere di rappresentanza, sino ad estendersi, in presenza di adozione del sistema di amministrazione e controllo dualistico, ai membri del consiglio di sorveglianza. Il tenore letterale della disposizione indurrebbe a ritenere, quantomeno allo stato, che tutti i soggetti appena richiamati, poiché muniti di funzioni gestorie, dovranno attivare – qualora già non ne dispongano – un indirizzo PEC individuale. Nella società in accomandita semplice dovranno dotarsi della PEC gli accomandatari nominati amministratori rimanendo esclusi gli accomandanti (salvo non si voglia ricomprendere anche coloro che concludono singoli affari in nome della società in forza di procura speciale); nella società in accomandita per azioni, l'obbligo dell'adozione della PEC spetta a tutti gli accomandatari che, come noto, sono di diritto amministratori. Nella società in nome collettivo, l'obbligo dovrebbe coinvolgere tutti i soci amministratori. Lo stesso è previsto per la società semplice ove la funzione gestoria è esercitata dagli amministratori che ne sono esclusivi depositari; chi riveste la carica di amministratore deve essere socio illimitatamente responsabile, né dunque l'estraneo né il socio che abbia limitato per patto la propria responsabilità potrà accedere alla funzione amministrativa. Per le società che amministrano partecipazioni di altre società sarà invece sufficiente comunicare il proprio indirizzo PEC senza necessità di crearne uno nuovo. Anche se ciò evidentemente comporterà potenziali confusioni nella gestione e suddivisione delle comunicazioni tra la società amministrante e quella amministrata. La nuova disposizione ha già suscitato perplessità tra gli operatori del settore. In primo luogo, è stato rilevato che l'estensione dell'obbligo della PEC a tutti gli amministratori potrebbe generare una sovrapposizione e possibile confusione tra la domiciliazione ufficiale telematica della società e quella individuale dei gestori. Sono prevedibili potenziali disguidi nella formalizzazione delle comunicazioni amministrative, soprattutto in presenza di società con organi gestori pluripersonali. La norma in commento, come detto, prevede che l'obbligo di adottare la PEC per i singoli amministratori riguardi soltanto quelle società che presentano domanda di prima iscrizione al registro delle imprese a partire dal 1° gennaio 2025. Non è chiaro quindi se tale obbligo debba estendersi anche agli amministratori di società preesistenti.   Parimenti non è chiaro se saranno previste sanzioni a carico degli amministratori in ipotesi di inadempimento del nuovo obbligo. Sanzioni, queste, oggi previste a carico delle società e delle imprese individuali. Sebbene la finalità sottesa all'introduzione della norma in commento sia condivisibile nell'ottica di un sempre più ampio processo di digitalizzazione fra il pianeta societario e quello della pubblica amministrazione, non è da sottovalutare il rischio che il nuovo obbligo possa tradursi in un adempimento burocratico se non inutile quantomeno foriero di problematiche tecniche (si pensi, a titolo esemplificativo, alla casella di posta elettronica certificata piena, al mal funzionamento dell'indirizzo di posta oppure alla casella di posta scaduta per suo mancato rinnovo da parte degli amministratori), piuttosto che rivelarsi strumento volto a migliorare l'efficienza dei flussi comunicativi digitali con efficacia legale. Non possono che attendersi i preannunciati chiarimenti applicativi per una migliore messa a fuoco della disciplina e dei suoi auspicabili benefici.

Fonte: QUOTIDIANO PIU' - GFL